Suggerimenti per ridurre i costi
Per le aziende trovare nuovi modi per ridurre i costi è una sfida costante, andremo quindi a esplorare alcune aree nelle quali è possibile risparmiare. Per cominciare, abbiamo deciso di concentrarci sui viaggi d’affari.
Nonostante il costo elevato, i viaggi d’affari sono stati fino a poco tempo fa considerati una spesa inevitabile. Questo perché le alternative erano scarse e quelle poche che c’erano non erano altrettanto valide. Quelli di noi che lavorano da abbastanza tempo da aver provato le video conferenze “arcaiche”dei primi anni 80, probabilmente ricorderanno l’esperienza frustrante dei volti sfocati e dell’audio di scarsa qualità. Anche quando funzionavano come previsto, spesso non erano un metodo particolarmente efficace di condivisione. La scarsa qualità delle immagini non portava nessun valore aggiunto rispetto a semplici telefonate.
Il risultato è stato che spesso i manager delle aziende non hanno avuto altra scelta che recarsi personalmente alle riunioni, il che implicava spese aggiuntive e perdita di tempo durante i viaggi. Muoversi in auto o in treno per andare ad una riunione dall’altra parte della città o in una città vicina è un conto, ma in molti casi si tratta di fare viaggi internazionali molto costosi e frequenti solo per un incontro di due ore. In un mercato sempre più globalizzato, e in un mondo ancora economicamente fragile, queste spese rischiano di moltiplicarsi.
Ma non deve necessariamente essere così. Esistono diversi strumenti che vale la pena prendere in considerazione se si vuole ridurre la spesa.
Se si desidera avere un contatto face-to-face, Skype consente di videochiamare gratis in qualsiasi parte del mondo. Molte grandi aziende si sono dotate di sistemi di ‘Telepresence” ad alta definizione, che permettono di parlare con qualcuno dall’altra parte del mondo, avendo l’impressione che sia seduto nella stessa sala riunioni. E’ inoltre possibile condividere progetti o presentarli online: servizi come WebEx o Citrix consentono di condividere e modificare documenti in tempo reale, o fare presentazioni in PowerPoint contemporaneamente in tutto il mondo.
Le opzioni variano per complessità e costi, da strumenti semplici ma efficaci, alle condivisioni con funzionalità più complete. Se si spende molto per i viaggi, potrebbe valere la pena valutarne i benefici. Oltretutto la tecnologia non è solo per le grandi imprese, anche le PMI possono guadagnarci. Un grande esempio è iSpot, una piccola impresa scozzese con soli 6 dipendenti che offre un servizio di consulenza aziendale. La crescita di questa piccola realtà era limitata dalla quantità di tempo trascorso in viaggio per incontrare i clienti. Trasferendo questi incontri online, oltre ad aver ottenuto risparmi significativi (circa 25.000 £ in spese di viaggio su un solo progetto), i dipendenti hanno guadagnato più tempo per concentrarsi sugli obiettivi.
Epson Italia è un testimone diretto, nonché un ottimo esempio italiano, dell’impegno a tagliare i viaggi d’affari non indispensabili. L’azienda ha, infatti, registrato un grande risparmio economico e a beneficio dell’ambiente, soprattutto tra l’anno fiscale 2008/2009 e 2009/2010, passando da 1.336.892 chilometri di voli aerei a 774.832, con una riduzione del 42% dei chilometri e un risparmio annuo pari a 61 tonnellate di CO2 equivalente.
Ogni azienda è abituata ad operare con i propri metodi, per cui, sostituire i viaggi di lavoro, non sarà sempre possibile, questo perché la comunicazione face-to-face rimane in ogni caso uno strumento cruciale per creare e mantenere rapporti commerciali. Laddove però i viaggi non saranno indispensabili si avranno significativi risparmi e la produttività aumenterà. Se avete avuto esperienze in merito o avete altri suggerimenti su come ridurre i costi dei viaggi d’affari, non esitate a condividere i vostri pensieri nei commenti!
